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1. OBJETIVO
Dar a conocer a todos nuestros empleados, clientes, proveedores y en general a todos los agentes que interfieren en el desarrollo del negocio, las políticas de tratamiento de datos y manejo de cookies garantizando el derecho que tienen para conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas y que repose en las bases de datos o archivos de FOROI SOLUTIONS S.A.S., en cumplimiento de los derechos y garantías constitucionales a que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de 1991 y la ley 1581 de 2012, decreto reglamentario 1377 de 2013 y decreto 1074 de 2015.
2. ALCANCE
Esta política aplica a clientes, candidatos en proceso de selección, trabajadores, contratistas, proveedores de bienes y servicios y en general terceros que tengan relación directa o indirecta con la sociedad.
Aplica a todas las bases de datos, sitios web y archivos de información personal que estén en poder de la sociedad y que se encuentren dentro del marco de la ley 1581 de 2012, el decreto 1373 de 2013, decreto 1081 de 2015 y las demás normas que lo modifiquen o reglamenten.
3. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
FOROI SOLUTIONS S.A.S., en calidad de responsable del tratamiento de datos personales y con el fin de ejecutar adecuadamente sus actividades comerciales y fortalecer las relaciones con terceros, recopila, almacena, utiliza, circula, actualiza, rectifica y suprime datos personales, incluyendo datos sensibles, correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, trabajadores, clientes, proveedores, acreedores y deudores.
Igualmente, la sociedad protege la privacidad de los datos sensibles de los titulares de la información, entendiendo estos como aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud y a la vida sexual.
De acuerdo con los límites establecidos por la ley, la sociedad deberá tener en cuenta:
a. El titular de los datos otorgue su autorización previa y expresa para realizar el tratamiento de estos, salvo, en los casos que por ley no sea requerida dicha autorización.
b. El tratamiento sea ineludible, a fin de velar por el interés vital del titular de los datos cuando éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c. En caso de solicitud de los datos por parte de entidades públicas, estos deben ser necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
d. Implementar las medidas necesarias cuando el tratamiento de datos tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Se establecen los siguientes fines para el tratamiento de la información personal según el perfil.
GENERALES
a. Procesamiento y administración de los datos como cliente o usuario de la sociedad.
b. Ofrecer a través de medios propios o conjuntamente con terceros Información de nuevos lanzamientos de productos y/o beneficios.
c. Información adicional que beneficie la operación y/o manipulación de nuestros productos en caso de inconvenientes o fallas.
d. Cumplir con la notificación de información de interés cuando lo haya solicitado.
e. Estudiar y almacenar información asociada a solicitudes de alguno de nuestros productos que como futuro cliente debemos conocer para la establecer la relación comercial.
f. Atender solicitudes, quejas o reclamos.
g. Enviar comunicaciones relacionadas con las actividades comerciales de la sociedad, noticias e información útil para el ejercicio profesional, productos, ofertas, novedades, invitaciones a eventos, ofertas de empleo, propaganda, publicidad y/o encuestas sobre nuestros productos y/o servicios.
h. Fines estadísticos, mercadeo o análisis relacional de información, investigación, innovación y desarrollo de nuevos productos y/o servicios.
i. Envío de correspondencia.
j. Usar en fines legales, administrativos y comerciales.
k. Reporte a entidades de control
l. Usar para fines comerciales los correos electrónicos, mensajes de texto (SMS y/o MMS) o cualquier medio análogo o digital de los titulares.
m. Uso y tratamiento de la imagen para incluirlos sobre fotografías; procedimientos análogos a la fotografía; producciones audiovisuales (videos); así como de los derechos de autor; los derechos conexos y en general todos aquellos derechos de propiedad intelectual que tengan que ver con el derecho de imagen.
ESPECÍFICAS
a. Empleados y/o candidatos: Comunicación, almacenamiento, capacitación, registro, procesamiento, autorización, consolidación, análisis, reporte e informaciones y actividades en las cuales se relacionan con la empresa.
b. Contratistas y sus empleados: Registro, almacenamiento, consolidación, formalización, ejecución de contratos, difusión y control de la información en la cual se relacionan o vinculan con la empresa.
c. Clientes y proveedores: Comunicación, almacenamiento, registro, actualización, mercadeo, relacionamiento, acreditación, atención, aseguramiento de la información o actuación relacionada con la empresa.
5. DERECHOS DEL TITULAR
FOROI SOLUTIONS S.A.S. en todo tratamiento de datos personales será respetuosa de los derechos de los titulares. Para efectos de la presente política, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
De acuerdo con el objeto de esta declaración el titular, en relación con sus datos personales no públicos, tiene derecho al conocimiento, acceso, rectificación, actualización, revocatoria y/o supresión de sus datos personales en cualquier momento.
6. NEGATIVA DE LA SOCIEDAD PARA ACCEDER, RECTIFICAR O CANCELAR A LOS DATOS PERSONALES
FOROI SOLUTIONS S.A.S. podrá negar el acceso total o parcial a los datos personales o la realización de la rectificación, cancelación u oposición al tratamiento de los datos personales, en el evento en que el solicitante no sea el titular o su representante debidamente acreditado; cuando se lesionen los derechos de un tercero; cuando la rectificación haya sido previamente realizada, cuando no se encuentren datos personales del solicitante en las bases de datos de la sociedad; cuando exista impedimento legal o resolución de una autoridad.
7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Todo tratamiento que FOROI SOLUTIONS S.A.S. haga de información personal requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. La autorización no será necesaria en las excepciones previstas en la ley, a manera enunciativa y sin perjuicio de las normas que modifiquen, adicionen o complementen, la autorización no será necesaria en los siguientes casos:
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b. Datos de naturaleza pública.
c. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
d. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
El responsable del tratamiento, al momento de solicitar al titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:
a. El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad de este;
b. Los derechos que le asisten como titular;
c. La identificación, dirección física o electrónica del responsable del tratamiento.
La compañía podrá suministrar la información a las siguientes personas:
a. A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
b. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o de orden judicial;
c. A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
8. OBLIGACIONES
Obligaciones de la sociedad:
a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de tratamiento de datos personales.
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 de 2012 y los decretos reglamentarios y demás normas que los modifiquen o reformen, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
f. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
g. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
h. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
i. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
j. Garantizar al titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
k. Conservar la información bajo las condiciones amparadas en las políticas de seguridad de base de datos y de seguridad de la información.
l. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o de los datos en los términos de ley.
m. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir de su recibo.
n. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la ley.
o. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
p. Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la ley.
q. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
r. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
s. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
t. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
u. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
En caso de que cualquier trabajador o directivo de la sociedad, incumpla con las obligaciones señaladas en la presente Política, esta podrá iniciar las sanciones civiles, disciplinarias o penales correspondientes en contra del infractor.
9. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
FOROI SOLUTIONS S.A.S. atenderá todas las peticiones, consultas y/o reclamos del titular de la información, relacionadas con los derechos establecidos en la ley para conocer, actualizar, rectificar y suprimir o revocar la autorización que había otorgado a la sociedad frente a sus datos personales, el área responsable en la compañía para dar atención es Servicio al Cliente.
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en la base de datos de la sociedad, solicitar corrección, actualización o reclamo. Sus derechos podrán ser ejercidos a través del correo electrónico: contacto@nextpoint.co
Luego de recibida la solicitud por el medio establecido, la empresa tendrá diez (10) días hábiles (Desde la recepción del requerimiento) para dar contestación al titular de la información que allegue solicitud alguna a la compañía. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
10. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
FOROI SOLUTIONS S.A.S., en aplicación al principio de seguridad en el tratamiento de datos personales, proporcionará las medidas administrativas y tecnológicas que sean necesarias para proveer seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. No obstante, lo anterior, la sociedad no garantiza la seguridad total de su información ni se hace responsable por cualquier consecuencia de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la base de datos o a los archivos en los que reposan los datos personales objeto de tratamiento.
11. NORMATIVIDAD VIGENTE
La política de tratamiento de datos personales estará bajo lo estipulado en la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes que lo modifiquen o reformen. Igualmente, la vigencia de esta política estará sometida a la finalidad del tratamiento de los datos personales de la compañía.
12. AUTORIZACIÓN EXPRESA DE USO DE COOKIES
FOROI SOLUTIONS S.A.S. necesita implementar cookies propias y de terceros, para ofrecer sus servicios web y adicionalmente prestar un servicio de calidad a todos los usuarios que utilicen dichos servicios, tenga en cuenta que, si decide no utilizar algunas cookies, este sitio web puede no funcionar adecuadamente, presentar fallas o impedir la operación de algunas de sus características, afectando la experiencia de usuario.
Una cookie es un pequeño fragmento de texto que se almacena en su navegador cuando visita casi cualquier página web. Su utilidad es que la web sea capaz de recordar su visita cuando vuelva a navegar por esa página. Las cookies suelen almacenar información de carácter técnico, preferencias personales, personalización de contenidos, estadísticas de uso, enlaces a redes sociales, acceso a cuentas de usuario, etc. Las cookies permiten a esa página, entre otras cosas, almacenar y recuperar información sobre sus hábitos de navegación o de su equipo, y dependiendo de la información que contengan y de la forma de uso del equipo, pueden utilizarse para reconocer al usuario y facilitar su navegación en la página web.
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En Colombia, no existen cuerpos normativos que hayan definido las cookies o su regulación. No obstante, dentro de nuestras buenas prácticas corporativas y atendiendo a la aplicación de los deberes consagrados en la normativa colombiana de protección de datos hemos desarrollado la presente política.
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